1. traitement des données

Ainsi, dans le cadre de ses missions, Recrut’Achats est amené à collecter, organiser, consulter, modifier, conserver, communiquer, et supprimer des données à caractère personnel relatives à ces différents publics.

Ces traitements ont pour finalité :

• Pour les candidats :
  • Apprécier la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé ;
  • Mesurer ses aptitudes professionnelles, notamment au regard des qualifications, expériences, compétences métiers et comportementales.
• Pour les prospects :
  • Leur adresser des informations professionnelles sur les prestations du cabinet.
• Pour les clients et fournisseurs :
  • Assurer le suivi commercial, opérationnel et contractuel, y compris les échanges liés à la facturation et à la réalisation des missions.

2. FINALITéS et bases légales

En pratique, les traitements mis en œuvre par notre cabinet pourront répondre à des finalités plus spécifiques telles que :

Finalités	Bases légales
Rechercher, identifier et approcher des profils pertinents permettant d’engranger des candidatures Quelques exemples : création de pages dédiées sur le site du cabinet permettant de rejoindre notre vivier de candidats ou candidater à un emploi déterminé, consultation de profils sur les réseaux sociaux professionnels et les CVthèques en ligne, approche directe, consultation de prestataires spécialisés, parution d’annonces sur sites emploi et job board, prise de contacts à l’occasion d’un forum « emploi », etc	Intérêt légitime
Constituer une base de données (« CVthèque / Vivier de candidats ») permettant de faciliter des opportunités futures	Consentement (des candidats) Intérêt légitime (constitution et exploitation)
Présélectionner les candidatures en fonction de critères professionnels objectifs Quelques exemples : Tri, enregistrement et classement des CV et des lettres de motivation, etc.	Exécution du contrat (mesures précontractuelles)
Evaluer la capacité du candidat à occuper un emploi et mesurer ses aptitudes professionnelles via étude de parcours, mises en situation, tests, et entretiens structurés Traitement des informations collectées (obtenues ou déduites), que ce soit auprès du candidat ou de tiers. Quelques exemples : Entretiens téléphoniques, entretiens en présentiel ou à distance, mises en situation et études de cas mettant en œuvre des compétences achats, tests linguistiques, test de personnalité, prises de références, etc.	Exécution du contrat (mesures précontractuelles) Intérêt légitime
Constituer, suivre et enrichir une base de prospects commerciaux Notamment collaborateurs Achats, Ressources Humaines, Direction générale, d’entreprises et autres acteurs économiques ou associatifs pouvant être intéressés par les services du cabinet	Intérêt légitime
Suivre et gérer la relation clients (missions, contrats, échanges professionnels)	Exécution du contrat Intérêt légitime
Suivre les relations fournisseurs (prestations, échanges, factures, conformité contractuelle)	Exécution du contrat Intérêt légitime

3. responsabilité des traitements

• Recrut’Achats agit en tant que responsable de traitement pour toutes les données qu’il collecte.
• Les clients sont responsables indépendants des traitements effectués à partir des données qu’ils reçoivent dans le cadre d’une mission de recrutement.
• Les fournisseurs, lorsqu’ils interviennent sur des prestations impliquant des données personnelles (ex. sous-traitants chargés des vérifications linguistiques), agissent comme sous-traitants, encadrés contractuellement selon le RGPD.

4. données collectées

Notre cabinet adopte le principe de minimisation des données.

4.1. Données des candidats

Nous collectons uniquement des données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires à l’évaluation des candidatures, que ce soit dans le cadre :

• D’un processus de recrutement pour un poste déterminé ;
• Ou d’une inclusion volontaire dans notre vivier de candidats.

Les informations recueillies nous permettent :

• D’identifier les profils susceptibles de répondre aux besoins exprimés par nos clients ;
• De vérifier les compétences (notamment connaissances, le savoir-faire, le savoir être) et les qualifications du candidat en lien avec des métiers liés aux achats.

Ces données ont pour seul objectif d’apprécier la capacité d’un candidat à occuper un emploi proposé, ou à être recontacté ultérieurement dans le cadre d’une mission correspondant à son profil.

Ainsi, nous collectons des informations relatives à :

• L’identification du candidat (ex. nom, prénom, pièce d’identité) ;
• Moyens de contact (ex. téléphone, email)
• L’expérience professionnelle du candidat (ex. CV, certificats de travail) ;
• La formation du candidat (ex. diplômes) ;
• L’évaluation des aptitudes et compétences du candidat (ex. résultats des mises en situations et études de cas portant sur des compétences achats, résultats de tests linguistiques, résultats de test de personnalité permettant d’apprécier les préférences comportementales et l’adaptation à la culture d’entreprise d’un client).

4.2. Données des prospects

Pour assurer le suivi des relations professionnelles, Recrut’Achats peut collecter les données suivantes sur des prospects :

• Prénom, nom ;
• Fonction et entreprise ;
• Coordonnées professionnelles (ex. email, téléphone) ;
• Lien vers le profil professionnel (ex. LinkedIn). Ces données sont utilisées uniquement dans un cadre B2B, à des fins de veille ou de contact professionnel. Aucune sollicitation n’est faite sans lien direct avec les activités du cabinet.

4.3. Données des clients et fournisseurs

Dans le cadre de la gestion de ses missions, Recrut’Achats peut collecter des données personnelles sur les interlocuteurs professionnels identifiés chez ses clients et fournisseurs :

• Prénom, nom, fonction ;
• Coordonnées professionnelles (email, téléphone, adresse) ;
• Informations contractuelles ou opérationnelles liées aux prestations ou commandes. Ces données sont utilisées exclusivement pour le suivi de la relation contractuelle, la gestion des missions, l’organisation des échanges opérationnels et la facturation.

Certains fournisseurs — notamment ceux réalisant des tests linguistiques ou des évaluations de candidatures — interviennent en tant que sous-traitants de données personnelles. Leurs missions sont encadrées par un contrat conforme au RGPD, précisant les obligations de sécurité, de confidentialité et de suppression des données.

Pour l’ensemble des parties prenantes du cabinet, la civilité (“Monsieur”, “Madame”) peut être collectée ou déduite exclusivement à des fins de courtoisie dans les échanges écrits (par exemple : “Bonjour Madame Dupont”). Cette information ne donne lieu à aucun traitement spécifique, ni à un profilage, et n’est jamais utilisée comme critère d’évaluation. Le cabinet veille, dans la mesure du possible, à respecter l’identité exprimée par ses interlocuteurs dans leurs documents ou signatures.

5. Accédants et destinataires des données collectées

Les accédants sont les membres de notre cabinet (gérants, chargés de recrutements). Ils sont habilités, leurs accès s’effectuent dans la limite de leurs attributions et de l’accomplissement de leurs missions ou de leurs fonctions, et sont soumis à une obligation de confidentialité.

Les destinataires sont toute personne ou tout organisme qui reçoit une communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers. Ils peuvent accéder aux informations personnelles sur un candidat, sous réserve de respecter les conditions cumulatives suivantes :

• Les informations relatives aux candidats transmises sont strictement nécessaires à l’exercice des missions ou pour répondre aux besoins de l’organisme destinataire des informations ;
• La transmission de ces informations intervient exclusivement dans le cadre du processus de recrutement.

Exemples de destinataires : sous-traitants chargés des vérifications linguistiques, clients du cabinet.

6. Droits des personnes concernées sur leurs données à caractère personnel

Les candidats et prospects disposent de droits d’accès, de rectification, de suppression et de portabilité des données les concernant, ainsi que de droits d’opposition ou de limitation du traitement de leurs données.

L’exercice de ces droits dépend de la base légale du traitement :

Bases légales	Droits des personnes concernées
	Accès	Rectification	Opposition	Effacement	Limitation	Portabilité
Consentement	✔	✔	❌	✔	✔	✔
Exécution du contrat	✔	✔	❌	✔	✔	✔
Respect d’une obligation légale	✔	✔	❌	✔/ ❌	✔	❌
Intérêt légitime	✔	✔	✔	✔	✔	❌

Vous pouvez faire valoir vos droits gratuitement auprès de rgpd@recrut-achats.com. 

En cas de litige, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) https://www.cnil.fr/fr.

7. Durée de conservation des données

Le cabinet définit pour chaque catégorie de données des durées de conservation strictement proportionnées aux finalités du traitement. Ces durées tiennent compte de la nature des données, du contexte opérationnel (vivier ou processus de recrutement actif), et des engagements contractuels (garantie remplacement), en application du principe de limitation prévu à l’article 5-1 e du RGPD.

Types de données	Durée de conservation	Justification au regard des finalités
Candidature à la CVthèque « Vivier Recrut’Achats » :  Coordonnées, CV	2 ans, à compter du dernier contact, renouvelable	Permet une veille active sur les profils ; durée limitée et renouvelée uniquement avec le consentement explicite du candidat
Profils approchés : Coordonnées, CV éventuel	12 mois après la prise de poste du candidat retenu	Proposer une opportunité d’emploi, faciliter les échanges et assurer la traçabilité de sa position à cette opportunité jusqu’au terme de la mission
Candidature dans un processus de recrutement actif : Coordonnées, CV, évaluations métiers, y compris tests linguistiques et de personnalité	12 mois après la prise de poste du candidat retenu	Permet de garantir le suivi du recrutement pendant la période de garantie remplacement convenue avec le client et d’effectuer une reconsidération si besoin
Candidature dans un processus de recrutement susceptible d’être présentée à un client Données de vérification administratives : pièce d’identité, diplômes, certificats de travail…	Suppression dans le mois suivant la prise de poste du candidat retenu	Application du principe de minimisation : seules les données utiles à une éventuelle reconsidération sont conservées. Aucune donnée sensible au sens de l’article 9 du RGPD
Candidature dans un processus de recrutement, Données collectées par les sous-traitants chargés de vérifications linguistiques : Coordonnées + CV	Suppression par le sous-traitant dès l’envoi de son rapport au cabinet	Finalité atteinte par le sous-traitant par l’envoi de son rapport d’évaluation, données devenues non nécessaires
Données des prospects commerciaux	Durée maximale de 5 années à compter du dernier échange ou échange significatif	Cette durée prolongée, en cohérence avec les besoins spécifiques du secteur du recrutement, se justifie par : – La nature cyclique et irrégulière des besoins en recrutement au sein des entreprises ; – La nécessité d’identifier ou recontacter des interlocuteurs RH ou métiers en fonction de l’évolution des organigrammes ; – L’intérêt légitime du cabinet à constituer une base sectorielle qualifiée, régulièrement mise à jour, pour informer ses interlocuteurs professionnels sur ses prestations. Recrut’Achats met en œuvre des vérifications régulières de l’exactitude des données. Les coordonnées devenues invalides font l’objet d’un traitement dédié pour éviter leur réutilisation
Données des clients et fournisseurs	Durées contractuelles et légales	Conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées conformément aux obligations légales (ex. comptabilité, garantie, litiges). Pour les sous-traitants réalisant des tests ou vérifications sur les candidats, les données personnelles des candidats sont supprimées dès la transmission du rapport d’évaluation au cabinet, sauf obligation légale ou contractuelle contraire

Recrut’Achats se réserve le droit de supprimer tout ou partie des données des candidats, prospects, clients et fournisseurs avant le terme prévu, notamment dans les cas suivants :

• Lorsque les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement ;
• Lorsque le candidat retire sa candidature ;
• Lorsque le candidat ou le prospect manifeste son souhait de ne plus être contacté ;
• Lorsque les données sont devenues obsolètes ou inexactes ;
• Lorsque le traitement est clos sans suite (ex. : poste pourvu, mission annulée) ;
• Lorsque la suppression est requise pour respecter une obligation légale ou réglementaire.

Cette suppression anticipée est réalisée dans le respect du principe de minimisation des données et ne fait pas obstacle à l’exercice des droits du candidat.

8. Documentation des traitements

Notre cabinet a notamment mis en place un registre des activités de traitement et une AIPD (Analyse d’Impact Protection des Données) spécifique aux données des candidats.

9. Automatisation de décision

Notre cabinet s’attache à conserver une lecture humaine de l’ensemble des candidatures à un emploi et n’utilise pas de logiciel ou l’IA pour prendre des décisions automatisées portant sur le tri ou l’évaluation des candidatures.

10. Liste d’exclusion

Notre cabinet ne constitue pas de liste d’exclusion à l’égard des candidats. Une « black list » est toutefois tenue pour les prospects commerciaux, incluant :

• Les personnes ayant exprimé leur souhait de ne plus être contactées ;
• Les contacts dont les coordonnées se révèlent erronées ou inactives (ex. : retour d’email en erreur répété) ;
• Les profils jugés obsolètes ou non pertinents au regard des services proposés par le cabinet.

Cette liste d’exclusion est utilisée exclusivement à des fins de vérification préalable, afin d’éviter toute réintégration involontaire à partir de documents anciens, d’échanges archivés ou d’informations historiques. Elle ne fait l’objet d’aucun traitement commercial ni d’aucune exploitation automatisée.

11. Données sensibles

Conformément à l’article 9 du RGPD, notre cabinet exclut tout traitement de données dites sensibles, notamment celles relevant ou relatives à :

• La prétendue origine raciale ou l’origine ethnique ;
• Les opinions politiques ;
• Les convictions religieuses ou philosophiques ;
• L’appartenance syndicale ;
• La santé ;
• La vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.
• Ou encore les données génétiques ou biométriques traitées aux fins d’identifier une personne physique de manière unique.